Vijfstappenplan: hier moet een goede ceremoniemeesterbrief aan voldoen

By 19 augustus 2018 april 8th, 2019 Bruiloft
ceremoniemeesterbrief ceremoniemeester uitnodiging trouwkaart trouwuitnodiging

Een goede ceremoniemeesterbrief is moeilijker dan gedacht. Je wilt natuurlijk dat de gasten goed geïnformeerd naar de bruiloft komen. Wij nemen je stap voor stap mee om de perfecte brief samen te stellen. 

Stap 1: spreek af met het bruidspaar

Begin met een gesprek met de bruid en bruidegom. In de ceremoniemeesterbrief communiceer jij voor een deel namens het bruidspaar. Daarom is het handig om hun wensen te weten. De volgende onderwerpen kun je met ze bespreken:

  • Cadeautips
  • Gastenlijst met contactgegevens
  • Planning
  • Adressen van de locaties
  • Dresscode
  • Bruiloft met of zonder kinderen
  • Feliciteren (in een rij of bruidspaar langs gasten)
  • Openingsdans
  • Speeches en acts
  • Social media beleid
  • Zijn de locaties rolstoelvriendelijk?

Stap 2: wat moet er in de brief?

Vervolgens ga je aan de slag met de brief. Het is de truc om zo volledig mogelijk te zijn, maar ter gelijke tijd ook zo min mogelijk woorden te gebruiken. Het mooiste is om alles op één A4 of A5-papier te schrijven. Mocht dit niet lukken zouden wij maximaal twee pagina’s besteden aan de ceremoniemeesterbrief. De volgende onderwerpen kun je behandelen:

  • Begin met een kleine introductie.
  • Praktische informatie: deel een overzichtelijke planning, de locaties en de parkeermogelijkheden.
  • Vervolgens kun je de planning per onderdeel doornemen:
    – Ceremonie: vertel hoe laat het begint en waar mensen rekening mee moeten houden. Is de ceremonie buiten? Neem dan een vestje mee bijvoorbeeld.
    – Receptie: belangrijk om te melden hoe de gasten het bruidspaar mogen feliciteren. Het kan zijn dat de bruid en bruidegom geen rij willen en zelf langs de gasten willen lopen. Communiceer dat van te voren.
    – Feest: wil het bruidspaar een openingsdans doen? Geef dit aan en laat het tijdstip weten. Dan komen de gasten zeker weten op tijd. Deel ook alvast mee hoe laat er afscheid wordt genomen van het bruidspaar.
  • Dieetwensen: vraag aan de (dag)gasten of zij speciale eetwensen hebben en of zij dit op tijd willen aangeven.
  • Dresscode: heeft de trouwdag een thema? Communiceer dit dan in de brief. Heb je een hele specifieke kleur als dresscode? Voeg dan een kleine sample toe.
  • Speeches & acts: vertel de gasten wat het bruidspaar wil op het gebied van speeches en acts.
  • Overnachten: zijn er gasten die van ver komen? Dan kun je het overwegen om overnachtadressen te tippen.
  • Kinderen: geef aan of het bruidspaar wel of geen kinderen op hun trouwdag willen.
  • Social media: vertel de gasten wat het social media beleid is. Het kan zo zijn dat het bruidspaar absoluut niet wilt dat gasten foto’s delen op Facebook of Instagram. Dan kun je dit van te voren aangeven.
  • Beperking: geef aan of de locatie(s) rekening kunnen houden met mensen met een beperking.
  • Cadeautip: deel de cadeauwensen van het bruidspaar.
  • Gezamenlijk cadeau: vertel de gasten wat je als ceremoniemeesters voor gezamenlijk cadeau wil aanbieden en geef ze de opdracht mee. Het kan geen kwaad om erbij te vermelden dat dit een geheim is voor het bruidspaar. You never know… Ben je nog op zoek naar een gezamenlijk cadeau? Hier vind je inspiratie.
  • RSVP: sluit je brief af met de vraag of mensen zich kunnen aan of -afmelden.
  • En vergeet je eigen contactgegevens niet.

Stap 3: verschillende brieven

Schrijf verschillende ceremoniemeesterbrieven voor de daggasten, receptiegasten en avondgasten. Waarom? Dan voorkom je verwarring. Als de avondgasten opeens informatie lezen over de ceremonie, dan denken zij misschien dat zij zijn uitgenodigd voor de hele dag. En dat wil je niet! Schrijf dus in elke brief alleen de relevante informatie op voor die gast.

Stap 4: lay-out

Om het helemaal af te maken is het leuk om de ceremoniemeesterbrief te laten matchen met de trouwkaart. Je kunt dit doen door dezelfde papiersoort te gebruiken of papierkleur, logo, lettertype… Zolang het maar een setje is.

Stap 5: dubbelcheck

Alles klaar? Goed zo! Dan is het nu de taak om de ceremoniemeesterbrief bij de uitnodiging te doen. Tippie: dubbelcheck alles. Zorg dat de juiste brief in het juiste envelopje zit.

Bekijk onze producten in de categorie ‘bruiloft’ in de Ideeshop: